Reflecties over vergaderingen

De Covid-19-epidemie lijkt eindelijk onder controle, maar een andere virale druk weegt op bedrijven: meetingitis. Vaak acuut, zelden vermijdbaar, maar gemakkelijk te verbeteren.

Iedereen had goede voornemens gemaakt, maar de “oude” manier van doen haalde ons in galop in. Werknemers hebben hun weg teruggevonden naar kantoor, en achter een grote tafel of splitscreen, ook naar het steeds snellere vergadertempo. Hoewel deze collectieve coördinatievergaderingen nuttig zijn, zouden zij over het algemeen minder ontmoedigend en een pak efficiënter kunnen zijn wanneer ze op de juiste wijze gehouden worden.

Om de balans op te maken en ieders prestaties en welzijn te verbeteren, heeft Comet Meetings (die vergader- en seminarieruimtes ter beschikking stelt) aan YouGov (een onafhankelijk instituut voor internetenquêtes) de opdracht gegeven een enquête in België te zetten. In juli werden duizend Belgische arbeiders gehoord om tot de volgende conclusies te komen:

• De werknemers zijn niet voldoende opgeleid om doeltreffende vergaderingen te houden. Bovendien wordt deze tijdrovende praktijk vaak afgedwongen. Zo besteedt 62% van de Belgen er bijna 6 uur per week aan, zonder al te veel enthousiasme.
• 1 op de 2 managers heeft nooit van zijn werkgever geleerd hoe hij een succesvolle vergadering moet leiden
• 84% van de Belgische managers zou willen dat hun bedrijf hen opleidt om deze vergaderingen te leiden
• 56% van de Belgen vindt dat zij soms voor vergaderingen worden uitgenodigd zonder te weten wat de relevantie ervan is

De gemeenschappelijke positieve doelstelling van een grondige herdefiniëring van deze noodzakelijke praktijk: de tijd van zowel managers als werknemers op een rendabele en aangename manier gebruiken. In dit opzicht biedt Comet bedrijven alle ondersteuning die zij nodig hebben om vergaderingen te houden die zowel menselijk, professioneel als logistiek lonen.

Hoe? Door een creatieve en stimulerende aanpak, gericht op het ontwikkelen van samenhang.

De 5 dimensies die een meeting succesvol maken:

• de juiste mensen rond de tafel brengen om vooruitgang te boeken
• de geschikte omgeving bieden voor discussie
• een uitstekend niveau van dienstverlening aanbieden, zich concentreren op de essentie
• de juiste inhoud gestructureerd en correct brengen
• een positieve instelling cultiveren, om de groep op één lijn te brengen bij het bereiken van haar doelstellingen

De ideale vergadering ziet er volgens de deelnemers als volgt uit:

Volgens de studie die werd uitgevoerd onder duizend Belgen die regelmatig moeten vergaderen, vindt 86% van hen dat veel van die vergaderingen nutteloos zijn. Bovendien zou 10% van de managers geen face-to-face- en tweegesprekken houden, in een context waarin het gebrek aan anciënniteit van de werknemers niet helpt: hoe jonger de hoofdrolspelers vaak zijn, hoe minder ze begrijpen waarom ze bijeengeroepen zijn.

Een verschil in opleiding en perceptie: terwijl minder dan 1 op de 4 werknemers al door hun werkgever is opgeleid om een succesvolle vergadering te houden, is 16% van de vrouwen in België minder dan hun mannelijke collega’s voorbereid om een effectieve vergadering te organiseren.

De oplossing:

Comet Meetings biedt atypische co-meetingruimtes die aangepast zijn aan de nieuwe manier van werken, die gericht zijn op productiviteit, creativiteit en harmonie, maar ook om deelnemers een unieke ervaring te bieden. Er zijn deskundigen aanwezig om iedereen te begeleiden en de efficiëntie te verhogen. Op het programma: alle manieren om de vergaderingen met elkaar te verzoenen (teams, locaties, opleiding, besluitvormingscomités, presentaties en bezinning).

Dit artikel kwam tot stand in nauwe samenwerking met Comet Meetings.
www.comet-meetings.com

Lees ook:
Minder werken, minder stress … Feit of fabel?
Coworkingtrend : werken en wellness in één
25 nov. Werken rond slaapstoornissen