Meer grip op je tijd? Dat is de grote droom van iedereen die allerlei balletjes in de lucht probeert te houden. En in september stellen we ons die vraag weer meer dan ooit: hoe krijg ik het allemaal voor elkaar? Journaliste Hade Wouters ontdekte in een cursus een systeem om een betere balans te krijgen tussen werk en leven.
Tekst: Hade Wouters – Beeld: Shutterstock
‘Het verbaast me hoe weinig tijd er in mijn leven gaat naar kerntaken en hoeveel naar de duizend-en-één klussen die zich aandienen. Ik neem me stellig voor daar verandering in te brengen’
Twee keer per jaar heb ik het gevoel een nieuwe start te kunnen maken. Dat is in januari en in september. Dat terug-naar-schoolgevoel met de geur van nieuwe potloden en nieuwe boeken zit er diep in. Om mijn nieuwe start in september voor te bereiden, volg ik deze zomer de cursus Baas over eigen tijd! van Kelly Deriemaeker en Anouck Meier, de dames achter de Werk & Leven-podcast. In eerlijk en in gezellig West-Vlaams delen ze hoe zij het doen: freelancen, moeder zijn, partner zijn, de ballen in de lucht houden en zo slim mogelijk met de beschikbare tijd omgaan.
Zoals veel mensen heb ik een kast vol met productiviteitsliteratuur. De grote klassiekers, genre Getting Things Done, en enkele bijzondere vondsten (zoals het inspirerende boek van Denise Hulst over Benedictijns tijdsmanagement). Ik heb de meeste ook gelezen en al honderd keer gedacht: dit is het! Maar het blijkt erg moeilijk om de transfer te maken van de theorie naar de praktijk van alledag. En zoals bij veel mensen glijden al die goede voornemens en plannetjes naar de achtergrond en ploeter ik vervolgens weer dapper verder.
Waar ik in het verleden ook last van had, is dat een aantal van die aantrekkelijke theorieën door mannen zijn bedacht. Mannen die niet om vier uur aan de schoolpoort moeten staan, die niet worden gebeld als hun kind ziek is, die niet tijdens het schrijven zitten te bedenken wat er nog in de koelkast ligt en hoe dat gecombineerd kan worden tot een verantwoord avondmaal. Als je in een isolement zou leven, altijd goed zou slapen en nooit gestoord zou worden, zouden veel van die theorieën schitterend werken. Alleen leef ik niet in een isolement, maar in de vaak mooie, soms harde realiteit van een gezin met jonge kinderen.
Hoop aan de horizon
Baas over eigen tijd is een online opleiding die ik kan volgen achter mijn pc en in mijn eigen tempo. Ik print een werkboek af, lees online teksten, luister naar lessen met een slideshow en kijk naar filmpjes waarin Kelly en Anouck hun systeem uit de doeken doen en de ‘toekomstige tijdsbaas’ motiveren. In principe kan je de cursus in een halfuurtje per dag en dat gedurende achttien dagen afwerken, maar ik kies ervoor om er aan het begin van elke werkdag wat tijd aan te besteden. Met ongeveer drie dagen per week doe ik er wat langer over.
In het begin van de cursus krijg ik de opdracht een brief van mijn toekomstige zelf te schrijven, die ik binnen een jaar weer lees. Als ik de brief er nu bij neem, amper enkele weken nadat ik hem geschreven heb, ontroert het me al. In de brief richt ik me tot mezelf zoals ik vandaag ben, vanuit het perspectief van de zelf die ik binnen een jaar hoop te zijn: ‘Je zit in een periode met veel veranderingen en onzekerheid, en bovenal met twee baby’s die nooit slapen als dat jou uitkomt. Je wil het huis opruimen, nieuwe opdrachten werven, aan je conditie werken, maar je wordt geleefd door wat iedereen nodig heeft. Het wordt beter! Ik heb nu een systeem om de rode draad in het werk te houden en de kinderen gaan naar de opvang, waardoor er structureel tijd is. Ze worden groter dus het wordt makkelijker en ik slaap ook meer. Ik kan tijd maken om na te denken en te bewegen en prioriteiten te stellen. Ik zit weer aan het stuur en verlies me steeds minder in de rush van alledag. Stay centered, meid!’. Wishful thinking! Natuurlijk ben ik nog niet zo ver, maar ik zie dat ik al een heel eind opgeschoven ben in de juiste richting, en de stappen die ik zet in de cursus Baas over eigen tijd dragen daar substantieel aan bij.
‘De cursus maakt dat ik minder in een ad-hocmodus zit. Je weet wel, de hele dag bezig geweest zijn en op het einde het gevoel hebben dat je niets gedaan hebt’
Gegijzeld door to do’s
In het begin van de cursus moet ik een steekproef doen. Ik registreer mijn tijdsgebruik per kwartier en analyseer dan waar die tijd naartoe gaat. Confronterend! Vervolgens moet ik kiezen wat ik niet meer wil doen, wat ik wil delegeren of uitbesteden, automatiseren of slimmer aanpakken. Daarvoor moet ik elk van mijn taken in een categorie plaatsen: van wat ik echt graag doe, over afleiding en verveling tot ‘de beerput’. Goed om hierbij stil te staan, maar ik loop er tegenaan dat behoorlijk wat klussen noch in te delen zijn, noch te schrappen of te delegeren. Natuurlijk kom ik niet in een creatieve flow van het maken van brooddoosjes of het klaarleggen van kleding, maar dirty jobof niet,it has to be done. Ik blijk heel weinig te kunnen schrappen of delegeren en kan ook niet bij elke taak aangeven in welke categorie die nu precies valt. Maar ik heb wel een overzicht gemaakt en dat is op zich al een goede houvast. Het verbaast me eerlijk gezegd hoe weinig tijd er gaat naar kerntaken, en hoeveel naar de duizend-en-één klussen die zich aandienen. Ik neem me stellig voor daar verandering in te brengen.
De cursus gaat niet over meer gedaan krijgen in minder of evenveel tijd. De beoogde uitkomst is dat je bewuster omgaat met wat je doet en hoe je dat aanpakt. Als werkende moeder schiet ik meestal heel efficiënt in de doemodus van zodra er werktijd is. Maar in deze cursus leer ik eerst even een stapje achteruit te zetten en heel goed na te denken, waardoor het aantal keuzes dat ik op een dag moet maken vermindert en ik minder in een ad-hocmodus zit. Je weet wel, dat gevoel de hele dag bezig geweest te zijn en op het einde het idee te hebben dat je niets gedaan hebt.
Vanaf nu maak ik dus rituelen. Dat klinkt zweverig, maar het gaat om een volgorde van activiteiten die telkens terugkomen (bijvoorbeeld de onderdelen van de ochtendrush) en die ik wat efficiënter aanpak doordat ik niet elke dag weer bedenk wat ik wanneer moet doen. Ik leer prioriteiten te stellen door na te denken welk werk er voor mij echt toe doet (schrijven!) en daar voorzie ik dan weer grote blokken tijd voor, waarin ik afleiding uitschakel en niet gestoord word door telefoontjes of appjes, omdat ik mijn telefoon simpelweg opzijleg.
‘Ik merk dat “diep werk”, werk waarvoor je tijd en aandacht nodig hebt, de kern wordt van mijn dagen, in plaats van van taakje naar mailtje naar appje naar telefoontje te hoppen’
Eindelijk ‘diep’ werken
Kelly Deriemaeker en Anouck Meier hebben op basis van verschillende productiviteitsboeken en -systemen die ze gelezen en uitgetest hebben, een compleet systeem gemaakt dat ik in de cursus stapsgewijs toepas op mijn eigen situatie. Sommige elementen gaan me te ver, zoals de themadagen: een dag waarin je je beperkt tot één activiteit, zodat je niet moet switchen tussen taken. Daarvoor is mijn aandachtsspanne te kort. Ik kan bijvoorbeeld enkele uren in een flow schrijven, maar geen acht uur lang, dus ik wissel schrijven graag af met klussen waar ik minder focus voor nodig heb.
Maar het is heerlijk te merken dat er rust en structuur komt in mijn leven, doordat ik de regie neem en weldoordacht keuzes maak en plan. En misschien is het mooiste wel dat ‘diep werk’, werk waarvoor je tijd en aandacht nodig hebt, de kern wordt van mijn dagen, in plaats van van taakje naar mailtje naar appje naar telefoontje te hoppen. De enorme stapel te lezen boeken en de map vol goede ideeën komen eindelijk in het vizier!
Wijsheid aan de keukentafel
Baas over eigen tijd werkt goed als je zelfstandige bent, freelancer of werknemer met ruimte om je eigen werkdagen in te delen. Ook als je huisvrouw bent, kan je er je voordeel mee doen, vermoed ik. Als je binnen een team functioneert waarin je minder grip hebt op je eigen planning, zou je principes uit het systeem kunnen ‘adopteren’ als team. Zo zou je bijvoorbeeld kunnen afspreken om elke dag een blok van twee uur diep werk te plannen waarin je elkaar niet stoort en geen overlegmomenten plant.
Kelly Deriemaeker en Anouck Meier zijn geen gelikte goeroes die me een schitterend plaatje voorhouden waarin ik zonder iets te moeten doen, fantastische resultaten boek. Het zijn echte vrouwen, die met dezelfde dingen worstelen als ik, en me vol vuur en met een grote dosis nuchterheid vanaf hun keukentafel toespreken en meenemen in een perspectief dat eerst een droom lijkt, en later steeds meer mijn dagelijkse realiteit. Ik merk dat ik meer grip ervaar op mijn werk en mijn tijd, daardoor ik ook duidelijker communiceer, bijvoorbeeld met mijn partner, en ook meer kan genieten van de vrije tijd die er is. Voorheen was de tijd met mijn kinderen vaak besmet door dat zeurende to-dolijstje achterin mijn hoofd. Nu zit dat lijstje in mijn systeem en kan ik het daarmee ook loslaten op de momenten dat ik niet aan het werk ben.
Het blijft een uitdagende levensfase waarin alles tegelijk lijkt te gebeuren, zie ik bij mezelf en bij vrouwen om me heen. Maar met behulp van deze cursus kan ik aanvaarden dat het nog vijftien jaar duurt voor het wat rustiger wordt, en tegelijkertijd het beste maken van de tijd die beschikbaar is. Een tijdsbaas, ik? Dan toch!
Meer weten?
www.werkenleven.org/baasovereigentijdcursus
