Met je collega’s en misschien zelfs je baas in dezelfde ruimte. Samen werken, af en toe een leuke babbel, met een koffietje erbij. Gezellig, toch? Maar meer en meer bedrijven komen terug van de ooit zo populaire landschapsbureaus. Te veel prikkels, te weinig concentratie, geen privacy.

 

Tekst Joke Van Caesbroeck – Foto Shutterstock

In de jaren tachtig en negentig zagen heel wat bedrij­ven het licht. Letterlijk, want ze gooiden de tot dan toe klassieke kantoorhokjes open en creëerden zogenaamde landschapsbureaus: open kantoor­ruimtes waarin collega’s én leidinggevenden gemak­kelijker konden samenwerken en communiceren. En uiteraard ook met een economisch motief: een open oppervlakte bespaart heel wat ruimte, verlichtings- en verluchtingssystemen en dus ook geld. Maar anno 2016 komen meer en meer bedrijven terug van het ooit zo trendy landschapskantoor. Stad Gent bijvoorbeeld denkt er bij de reorganisatie van de stadsdiensten over na om van de open bureaus opnieuw kleinere, afzonderlijke werkruimtes te maken. Ook heel wat andere bedrijven temperen het enthousiasme dat ooit zo groot was als het over landschapsbureaus gaat. Waar is het misgelopen? ‘In de twintigste eeuw had men vooral oog voor de budgettaire voordelen en de modetrend op zich, terwijl velen nu beseffen dat men wellicht te weinig heeft stilgestaan bij de mogelijke negatieve aspecten’, vertelt Tina Scholiers, arbeidspsychologe en preventieadviseur psychosociale aspecten (Provikmo). ‘Een open kantoor waarin iedereen in dezelfde ruimte werkt is op zich een mooi idee, alleen hebben heel wat bedrijven te weinig tijd en geld geïnvesteerd in een werkbare inrichting. Omdat iedereen samen op dezelf­­de oppervlakte werkt, is er bijvoorbeeld vaak een gebrek aan natuurlijk licht of is er te weinig nagedacht over geluids­overlast en het gevoel van te weinig privacy. Niet veel mensen kunnen geconcentreerd hun taak afwerken terwijl er rondom hen druk getelefoneerd wordt. Ook het verluchten van een grote ruimte waar veel mensen in vertoeven ligt niet voor de hand. En wat doe je met de temperatuur? Iemand die het al snel te warm krijgt zit in hetzelfde kantoor als iemand die de neiging heeft om die trui toch maar aan te houden.’

Allemaal op een kluitje

Pieter De Groote (33) is communicatiecoördinator bij de Vlaamse Architectenorganisatie NAV en werkt in een landschapskantoor waar een twaalftal collega’s in een straal van vijftien meter bij elkaar zitten. ‘Als iedereen er is, is het een echte heksenketel’, vertelt hij. ‘De collega’s praten niet overdreven luid en het is ook zeker niet zo dat we te klein behuisd zijn. Maar we werken allemaal heel veel met de telefoon en moeten ook dikwijls onderling overleggen. Op momenten waarop we dat allemaal tegelijkertijd doen, is mijn concentratie helemaal zoek. En ik ben zeker niet de enige die daar last van heeft. Vooral als je aan het schrijven bent aan een rapport, artikel of persbericht, is het moeilijk. Ik overdrijf zeker niet als ik zeg dat mijn rendement verdubbelt op het moment dat er geen gesprekken zijn, of amper collega’s aanwezig. Gelukkig bestaan die momenten ook. Een landschapskantoor, voor mij is het pure horror.’ De ene kan al wat meer prikkels verdragen dan de andere, maar voor wie er gevoelig voor is liggen open bureaus helemaal niet voor de hand. Dat bevestigt ook Nederlander Pieter Offermans (33), zelf hoogsensitief en auteur van De hoogsensitieve werknemer. ‘Een open kantoor zou de productiviteit en samenwerking moeten stimuleren, maar bij mij was dat helemaal niet het geval. Er was zoveel afleiding dat al mijn energie uitging naar de omgeving in plaats van naar het werk. Acht uur per dag met collega’s in eenzelfde ruimte zitten betekent niet dat je automatisch ook samenwerkt. Samenzijn en samenwerken zijn twee heel verschillende dingen. Ik denk dat het heel nuttig kan zijn om regelmatig bij elkaar te komen, maar voortdurend op een kluitje zitten komt de kwaliteit van het werk niet ten goede.’ Nu werkt Pieter in een gebouw waar behalve de grote open kantoorruimte óók afzonderlijke werkkamers zijn, iets waar hij ook in zijn boek voor pleit. ‘Overleggen met collega’s doe ik op gezette tijden. Ik spreek bijvoorbeeld regelmatig met hen af in de koffiehoek. Zo lever ik de beste resultaten. Ik ben ervan overtuigd dat bedrijven hun werknemers een breed scala aan werkruimtes moeten bieden, variërend van druk tot rustig. Zo kunnen ze zelf kiezen waar ze op welk moment het beste of liefste werken.’

Alles open en bloot

De vele prikkels en concentratieproblemen die Pieter Offermans beschrijft, zijn een veelvoorkomende klacht van mensen die samen met anderen in eenzelfde ruimte werken. ‘Dat er meer contact en communicatie tussen collega’s onderling mogelijk is, is op zich een voordeel’, vindt Scholiers. ‘De drempel is bijvoorbeeld veel lager om een praat­­je te slaan met die collega met wie je anders maar zelden contact hebt. We merken ook dat beginnende werknemers veel sneller bijleren, net omdat ze alles zien gebeuren en oppikken. Maar informele gesprekjes op het werk gaan soms ook over privézaken of onderwerpen die niet puur werkgerelateerd zijn. En dan kom je al snel uit bij een ander probleem: privacy. Zowel werkgerelateerde als persoon­lijke informatie die gevoelig ligt, komt eigenlijk open en bloot in de ruimte terecht. Iedereen luistert mee.’ Hoe los je dat op? Volgens Scholiers ligt er een grote verantwoor­delijkheid bij de bedrijven en werkgevers. ‘Zij kunnen investeren in aparte, afgesloten ruimtes’, vertelt ze. ‘Naast het open bureau, zouden er ook stilteruimtes moeten zijn waar iemand even tot rust kan komen of net heel geconcentreerd kan doorwerken en waar niet gebeld of gepraat wordt. Of overlegzaaltjes waar net wél heel druk gebrainstormd en vergaderd kan worden. De koffieruimte is ook een mooi voorbeeld: vaak zit die in landschapsbureaus ergens in een hoekje en luistert iedereen mee of worden werknemers gestoord door de pauzemomenten van hun collega’s. Een aparte koffiekamer, die dicht genoeg bij het bureau ligt om de drempel laag te houden, is een pluspunt. Zo scheid je formeel en informeel letterlijk van elkaar af. En er is nog een groot voordeel: we zitten allemaal veel te veel en té lang in dezelfde houding, zeker op het werk. Als je af en toe van ruimte moet veranderen of tijdens de koffiepauze je bureaustoel inruilt voor een barkruk, beweeg je automatisch veel meer en zit er meer variatie in je houdingen.’

Flexibel werken

Verdwijnen landschapssbureau binnenkort helemaal? Waarschijnlijk niet, maar werkbaar werk wordt wel almaar belangrijker en dus zullen bedrijven veranderingen moeten doorvoeren, zowel op het vlak van infrastructuur als op het vlak van flexibiliteit. Als werknemer kan je ook zelf het probleem aankaarten en initiatief nemen. ‘Misschien ben jij bijvoorbeeld niet de enige die last heeft van werken in een open bureau? Dan is het, zeker in bedrijven met een open cultuur, de moeite om als groep met dat probleem naar je werkgever te stappen en samen naar oplossingen te zoeken’, advi­seert Scholiers. ‘Meer en meer bedrijven investeren in flexibel werken: de combinatie van thuiswerk en werken op kantoor. Een nadeel is dat het groeps­gevoel op die manier wat verloren kan gaan. Spreek dan bijvoorbeeld af om nu en dan een informeel gespreks­moment in te plannen of samen te lunchen. Zo behoud je de band met je collega’s.’

Omgaan met te veel prikkels

5 tips van Pieter De Groote, ervaringsdeskundige

1 Zet de radio uit

‘Ook al speelt de radio maar zachtjes, elk gesprek of deuntje leidt toch af. Ikzelf en heel wat collega’s van me kiezen ervoor om de radio af en toe uit te laten. Spreek desnoods onderling af wanneer het wel of niet kan.’

2 Sluit je oren af

‘Zelf kreeg ik van mijn vrouw professionele oorbeschermers, het type die ze ook gebruiken in productiehallen. Het ziet er een beetje belachelijk uit, maar het werkt wel. Zelf gebruik ik ze enkel in noodgevallen. Sommige collega’s van me zijn ook gebaat met een gewone hoofdtelefoon: zo worden ze niet afgeleid door omgevingsgeluiden.’

3 Zoek een afgesloten leeg bureau

‘Onze directeur heeft een kantoor waarvan de deur dicht kan. Als hij er niet is, gebeurt het weleens dat ik me daar installeer voor een dag. Een verademing, want je kan ongestoord goed doorwerken.’

4 Overleg thuiswerk

‘Als er een belangrijk rapport af moet en er is veel tijdsdruk, dan plan ik in overleg met mijn baas een dag thuiswerk in. Zolang je geen misbruik maakt van die afspraak kan het enorm helpen.’

5 Hou rekening met elkaar

‘Probeer open te communiceren met je collega’s als je hinder ondervindt en maak afspraken. Het klinkt voor de hand liggend, maar een beetje rekening houden met elkaar kan echt een verschil maken.’

Het kantoor van de toekomst

Volgens arbeidspsychologe Tina Scholiers heeft de hinder van een landschapsbureau (geluidsoverlast, gebrek aan privacy en te veel afleiding met concentratieproblemen tot gevolg) een grotere impact op het psychosociaal welzijn dan bijvoorbeeld de netheid van een kantoor. Maar hoe omzeil je dat? Hoe ziet een landschapsbureau er in de nabije toekomst uit?

➻ Geluidsoverlast: afscheidingsmuren
Om geluidsoverlast te temperen kunnen tussen afzonderlijke bureaus strategisch geplaatste geluidswerende muurtjes gezet worden. Een oplossing voor lawaaihinder, maar niet bevorderlijk voor het groepsgevoel. Een mogelijk nadeel is ook dat collega’s minder rekening houden met elkaar of weer harder gaat praten, net omdat er geen oogcontact is. Ook printers en kopieermachines krijgen maar beter een plaatsje in een apart lokaal.

➻ Gebrek aan privacy: aparte ruimtes
Naast de gemeenschappelijke en open werkruimte zullen bedrijven meer moeten investeren in aparte (informele) ruimtes zoals stiltezaaltjes, afgesloten overlegcorners en koffieruimtes.

➻ Te veel afleiding: flexibel werken
Om meer rust en concentratie in te bouwen is de combinatie van werken in het open kantoor en thuiswerk een oplossing. Flexwerken wordt de komende jaren almaar belangrijker.

Meer lezen

De hoogsensitieve werknemer, Pieter Offermans (Paderborn Books, 2015)