«21 Solutions existe depuis 2008, entame Marcel van Meesche. J’ai fondé la société avec ma compagne et une tierce personne. L’équipe s’est étoffée peu à peu jusqu’à 4 personnes puis a doublé en 2012 quand j’ai décidé de la rejoindre complètement et de ne plus rester à cheval entre deux bureaux de conseil. Nous avons dans la foulée doublé notre chiffre d’affaires, mais sans être préparés à cette transition. Des soucis internes ont émergé comme la difficulté de clarifier les rôles respectifs, de communiquer ou d’attribuer les missions à assumer. Nous avons ressenti le besoin de prendre du recul et de mettre les choses à plat pour mieux faire face à l’avenir.»
Propos recueillis par Christiane Thiry – photos Mathilde Troussard –
Merci à la Ferme urbaine du Chant des cailles
Qu’est-ce qui vous a motivés à faire appel à un coach
M. V. M. : Nous travaillons au quotidien sur des processus d’accompagnement au changement qui comportent une forte dimension humaine. Nos activités sont transversales : elles vont d’actions et campagnes de sensibilisation à l’énergie ou aux déchets à l’intégration de l’environnement dans la gestion d’entreprises, publiques ou privées, à l’accompagnement de groupes de citoyens dans la transition. Ou, encore, à la formation et à l’organisation de conférences ou autres événements.
A. K. : À titre d’exemple, nous avons accompagné les citoyens de la place Pinoy à Auderghem où nous prenons ce thé, afin de rendre le quartier plus durable et plus convivial, en les aidant à l’organisation de conférences et fêtes thématiques, et à la mise en place d’un compost. Nous intervenons ainsi dans bon nombre de projets thématiques liés à la participation citoyenne et institutionnelle.
M. V. M. : Mis à part l’anxiété citée ci-dessus, il y avait une raison de cohérence pour faire appel à un coach. Nous nous sommes en effet rendu compte que dans le cheminement vers plus de durabilité et d’autonomie de nos clients, il était important que nous prenions le temps d’analyser et d’améliorer notre propre mode de fonctionnement. Nous sommes aujourd’hui 8 dont la majorité travaille à temps partiel car nous défendons tous l’importance d’harmoniser vie privée et vie professionnelle.
Quel processus avez-vous décidé de mettre en place avec le BAO ?
M. V. M. : Nous avons eu en juin 2013 une première réunion test avec Philippe Busana, au cours de laquelle nous avons travaillé sur nos valeurs, sur ce qui nous porte, sur ce que nous désirons partager. Puis nous avons éprouvé le besoin d’aller plus loin et Philippe nous a proposé un an d’accompagnement structuré en 6 journées ponctuées de devoirs à réaliser. Cette démarche itérative étalée sur l’année 2014 nous a permis de tester une série d’outils et, entre deux réunions, de les mettre en œuvre et de progresser. Notons au passage que la moitié du coût d’accompagnement a été remboursé par la Région Bruxelles Capitale (primes pour le conseil aux PME).
Quels objectifs poursuiviez-vous ?
M. V. M. : Un de nos premiers buts était d’apprendre à mieux communiquer entre nous, à exprimer nos besoins, à mieux connaître ce que chacun voulait et la place qu’il désirait occuper dans l’équipe. Mieux communiquer aussi par rapport aux situations parfois difficiles que nous rencontrons et apprendre à nous référer à l’équipe quand, par exemple, certaines demandes semblent contradictoires avec nos valeurs. Autre objectif : apprendre à gérer le stress quand il nous faut suivre de nombreux contrats en même temps. Enfin, dans les différentes démarches que nous menons, qu’il s’agisse de partenariat, d’accompagnement ou de simple étude, de prendre du recul même quand nous recevons des appréciations négatives afin d’analyser les causes, qui sont parfois inhérentes à la structure dans laquelle évolue notre client.
Quels sont les outils qui vous ont le plus enrichi ?
M. V. M. : Il y a notamment la prise de conscience de nos zones d’influence et de contrôle : dans certaines situations , la situation/décision est-elle sous mon contrôle, dans ma zone d’influence ou échappe-t-elle totalement à mon contrôle ? En lien avec cet outil nous avons appris à identifier nos zones de progressions : sommes-nous dans notre zone de confort ou d’inconfort ? Cet inconfort permet-il un apprentissage ou frôlons-nous la zone de panique ? Nous avons remarqué que dans certains projets, plusieurs d’entre nous se sentaient dans leur zone d’inconfort, voire de panique, sans oser l’exprimer. Nous avons mis en œuvre des outils pour gérer ces zones et avons appris à mieux communiquer en interne. Nous avons aussi, dans notre organigramme, revu la répartition entre chargés de projet et chefs de projet qui disposent de la vision et de l’expérience indispensables pour assurer le suivi des projets et assurer la sonnette d’alarme si nécessaire. Nous disposions d’outils mais nous manquait le questionnement sur le suivi et sur les compétences requises pour satisfaire les diverses demandes qui nous sont adressées.
Certains outils ont-ils modifié vos relations en interne ?
A. K. : Le DESC a beaucoup participé à changer notre façon de travailler. Cet outil propose de faire un arrêt sur une situation via un mode de communication interpersonnelle : il s’agit de définir la situation objectivement, d’exprimer ensuite les émotions ressenties face à elle, puis de choisir des solutions et de les acter. Philippe nous a fait faire un DESC tous ensemble. Cela nous a permis de structurer la manière dont nous allons les uns vers les autres, d’exprimer nos ressentis et d’éviter les généralisations telles que « tu es toujours en retard, tu ne m’écoutes jamais,… » Nous avons beaucoup appris sur nous, sur nos modes de fonctionnement, sur nos collègues. Et ces outils, ils ne sont pas seulement utilisés en interne, mais aussi dans nos relations avec nos partenaires, nos sous-traitants. Cela nous aide au quotidien dans notre travail.
D’autres apports ?
M. V. M. : Oui, nous avons aussi relevé que, globalement, nous voulions attaquer tous les fronts en même temps. Bien souvent, nous avions une liste kilométrique de choses à faire et toutes étaient prioritaires. Lors de nos réunions hebdomadaires, nous passions ces listes en revue et cela nous freinait. Philippe nous a recadrés sur l’essentiel : se consacrer à certains projets et les finir. Enfin, comme nous étions dans des démarches de coaching, nous avons dû expérimenter le changement de l’intérieur.
Quel est le bilan ?
M. V. M. : Depuis la dernière réunion, fin décembre 2014, nous sommes parvenus à une clarification des rôles et à un équilibre entre les tâches. En termes de communication, personnellement, je donne beaucoup plus de retours. Ces 6 journées ont permis à chacun des membres de pouvoir s’exprimer, de prendre de la hauteur dans des situations « nez dans le guidon » et de trouver des actions concrètes pouvant être mises en place. Nous avons néanmoins été un peu trop loin en termes de gestion participative, notamment au cours du dernier trimestre 2014. Nous aurions dû préciser ce qui était d’ordre participatif ou pas. Si notre mode de travail est basé sur la concertation, sur certains points, comme la stratégie à long terme, le choix des projets à venir, les partenariats à nouer, c’est à moi et au conseil de direction de trancher. Les premières séances de coaching étant très ouvertes, abordant les valeurs et les besoins personnels, nous nous sommes laissés porter par Philippe. Cela aurait dû être plus recadré au début.
A. K. : Dans l’absolu, cela a créé beaucoup de respect et d’écoute. Cela nous a permis de voir les forces et les faiblesses de chacun. Et puis ce fut agréable d’avoir le regard de quelqu’un d’extérieur à l’équipe. Nous lui demandions sans cesse de nouveaux outils, mais il a focalisé notre attention sur la pertinence et l’efficacité des outils proposés plutôt que sur la quantité.
M. V. M. : Nous étions toujours dans l’action, mais manquions d’écoute plus fine.
Depuis décembre 2014, comment les choses ont-elles évolué ?
M. V. M. : Les outils acquis nous sont d’autant plus utiles que l’année 2015 s’avère plus complexe. 2014 fut une très bonne année, clôturée par un chiffre d’affaires de 600.000 euros, ce qui nous permet d’avoir un peu d’argent de côté. Mais, alors que nous avons effectué une quarantaine de remises d’offres en 2014, nous en avons déjà remis le même nombre sur les 6 premiers mois de 2015, avec tout le temps de préparation que cela comporte, en parallèle aux autres projets en cours et au travail permanent de structuration interne. En outre, pour rester pertinents et innovants, nous devons sans cesse nous informer de ce qui passe ailleurs. Nous sommes tous mobilisés et mieux préparés pour affronter le futur.
A. K. : La dynamique mise en place par Philippe Busana sur le plan individuel s’est aussi vérifiée sur le plan collectif. À travers des processus tels que le « peercoaching » ou les constellations systémiques, nous avons pu aborder des situations concrètes parfois assez « chaudes » et tenter d’y apporter des réponses réalistes. Et construire un esprit d’équipe basé sur la co-responsabilité.
En savoir plus
www.21solutions.eu
www.chantdescailles.be
