Apprendre à en faire plus en moins de temps : et si on tentait le time management ?

Si vous lisez cet article, vos vacances sont probablement terminées et vous êtes à nouveau submergé d’e-mails et de questions, le tout entrecoupé de travaux urgents et de multiples tâches à exécuter. Vous avez à nouveau le sentiment de ne pas arrêter mais de ne pas avancer sur les choses essentielles.  Votre liste (ou vos listes ?) de « to do’s » a (ont ?) la fâcheuse tendance de ne faire que s’allonger. Bref, il est donc grand temps pour vous de vous mettre au time management.

Par Mathieu Versée, médecin du travail et coordinateur médical chez spmt arista, Service Externe de Prévention et de Protection au Travail (www.spmt-arista.be) – Photos Mathilde Troussard – Modèle : Emmanuelle Vincent, chorégraphe-danseuse (www.transitscape.net)

Bien gérer son temps de travail permet de gagner en efficacité et en productivité, et donc aussi, au final, en satisfaction personnelle. La gestion du temps peut ainsi vous faire gagner de précieuses heures par semaine (certains estiment à une à deux heures par jour !), de quoi souvent vous donner l’opportunité de mener des projets complémentaires. To do list, agenda, gestionnaire de mails : de nombreux outils et règles existent pour organiser, classer, prioriser vos tâches, et ce, quelle que soit votre fonction dans l’entreprise : tout travailleur a en effet des choses et du temps à gérer. Les formations sur le marché sont également aussi diverses que variées, pour vous apprendre, exercices pratiques à l’appui, à faire de vous un gestionnaire de priorités hors pair. Pour vous y préparer ou pour vous épargner quelques précieuses heures, voici déjà une liste des règles et conseils les plus importants qui vous feront sans nul doute progresser sur la voie du parfait manager de temps.

1. Faites une seule liste des tâches. 

Vous avez une liste de choses à faire dans votre carnet de notes, une liste des tâches dans Outlook, des Post-it sur votre écran et encore d’autres choses prévues dans votre agenda ? Dès lors, comment savez-vous ce qui est vraiment important maintenant ? Rassemblez tout en une seule liste des tâches. Avec une liste complète, vous savez toujours exactement ce qu’il vous reste à faire.

2. Pour chaque tâche, estimez le temps nécessaire. 

Vous croyez souvent, de façon subjective, qu’une tâche prendra peu de temps, mais il vous arrive de déchanter ! Analysez soigneusement la tâche ; il est possible que vous rencontriez des obstacles qui rendront le travail bien plus long que prévu, tenez-en compte. D’autant que la loi de Parkinson s’applique ici : inconsciemment, si vous ne planifiez pas une tâche, vous utiliserez tout le temps dont vous disposez pour la réaliser, même si vous pouvez objectivement aller plus vite. Si vous n’évaluez pas au préalable le temps nécessaire, vous passerez plus de temps sur une tâche sans forcément en augmenter la qualité. Réfléchissez donc à l’avance à combien de temps vous souhaitez consacrer à une tâche. En décidant au préalable du temps dont vous disposez, vous obligez votre cerveau à travailler pour respecter ce délai.

3. Consultez quotidiennement votre liste des tâches.

Supprimez ce qui a déjà été fait. C’est bon pour votre organisation personnelle, mais aussi excellent pour le moral !

4. Faites une distinction entre ce qui est important et ce qui est urgent.

Le président des États-Unis Dwight Eisenhower a dit un jour : « les choses urgentes sont rarement importantes et les choses importantes rarement urgentes ». Cette citation a donné naissance à la matrice d’Eisenhower, illustrée ci-dessous. Cette matrice doit devenir votre « bible ».

Les choses importantes sont celles qui attirent l’attention et/ou touchent beaucoup de personnes. Par exemple, si vous êtes administrateur d’un logiciel, la réparation d’un système avec lequel travaillent de nombreux utilisateurs est plus importante que la réparation d’un système utilisé par à peine 10 personnes. Souvent, il est aussi plus important de réaliser un travail urgent à la demande du directeur que de régler une petite question d’un collègue.

Les choses urgentes sont celles qui doivent être terminées avant une certaine date. Les choses urgentes ne sont donc pas forcément importantes. Prenez par exemple les interruptions inutiles telles que les dérangements dus aux coups de téléphone et/ou aux e-mails, les visites impromptues et les réunions accessoires. Il s’agit de choses revêtant souvent peu d’importance, mais qui exigent une attention immédiate. Vous pouvez réduire le nombre de ces tâches en ne consultant vos e-mails que trois fois par jour, par exemple, en disant « non » de temps en temps ou encore en déléguant des tâches.

Posez-vous donc chaque fois deux questions : est-ce vraiment important et est-ce aussi vraiment urgent ? Ensuite, placez la tâche dans le cadre correspondant. Faites un planning de vos activités. Dans celui-ci, les tâches ayant la première priorité (importantes ET urgentes) passent avant les autres. Viennent ensuite les tâches importantes, mais pas urgentes. Posez-vous à chaque fois la question : à quel point cette tâche est-elle importante et urgente ?

La majorité des gens classe la plupart des tâches comme importantes et urgentes, parfois parce que le commanditaire les présente comme telles. Inutile de dire que cela génère énormément de stress ! Vous êtes toujours occupé par des choses qui requièrent une attention immédiate et doivent être réglées sur-le-champ : vous parez toujours au plus pressé. Si cela se répète sans cesse, vous courez le risque que les choses importantes du deuxième cadre restent en attente et que vous ne les fassiez jamais, sauf si ces tâches du deuxième cadre finissent par se retrouver dans le premier parce que vous les avez laissées tellement longtemps en attente qu’elles deviennent urgentes. Mais le moment venu, vous n’aurez peut-être plus, soit le temps, soit l’énergie de vous y consacrer.

5. Prenez régulièrement le temps de consulter votre agenda (reste-t-il des choses à régler ?) et de nettoyer votre liste des tâches.

Réfléchissez à ce que vous voulez faire au cours des semaines à venir et à la manière dont vous souhaitez aborder cela. Contrairement à ce que vous pouvez penser au premier abord, ce temps-là n’est pas perdu : il vous en fera gagner. Vous rendre compte de ce qui vous occupe précisément vous procurera une vue d’ensemble et beaucoup de sérénité. Par ailleurs, les choses qui n’étaient pas urgentes peuvent tout à coup le devenir en raison de votre agenda surchargé. Vous devez le faire tout de suite, car la semaine suivante vous n’aurez peut-être plus le temps.

6. Prenez garde à votre concentration. 

Vous pouvez vous représenter votre zone de concentration comme une courbe en U inversée. Dans la phase située à gauche de la bosse, vous êtes trop peu stimulé. Du coup, vous vous ennuyez, même si vous avez suffisamment de travail. Vous n’avez pas la force de commencer quelque chose, car ce sentiment d’apathie fait baisser votre attention. À l’autre extrémité du schéma, dans la phase située à droite de la bosse, vous êtes irritable en raison d’une stimulation trop importante. Ici aussi, vous avez des problèmes de concentration, mais ils sont dus cette fois à un taux d’adrénaline trop élevé qui provoque du stress. Dans le premier cas de figure, si vous ressentez de l’ennui, il faut trouver des sources de motivation (en apprenant de nouvelles choses, par exemple, voyez le deuxième cadre). Dans l’autre, en cas de fébrilité intense, il est essentiel de supprimer des sources de distraction (fermez votre boîte de réception ou votre porte, empêchez-vous de consulter internet à tout bout de champ, par exemple).

7. De temps à autre, débranchez votre téléphone et fermez votre boîte mail. 

D’après la matrice d’Eisenhower, vous pouvez sans risque conclure que les e-mails doivent souvent être classés dans les troisième et quatrième cadres. Si vous devez rédiger un rapport, veillez à ce que votre attention reste focalisée sur ce travail. Débranchez votre téléphone, fermez la fenêtre de vos e-mails et faites savoir à vos collègues que vous souhaitez ne pas être dérangé. Vous voulez être plus concentré ? Commencez la journée par un travail compliqué et n’ouvrez votre boîte de réception qu’après une ou deux heures de travail efficace et concentré.

Prenez fréquemment des micropauses/powerbreaks. Tout comme vous pouvez facilement surmener votre dos, nuque, etc. si vous travaillez trop longtemps à l’ordinateur sans changer de position, votre cerveau peut également souffrir de surmenage. Vous ne pouvez pas soutenir une réflexion consciente et structurée pendant une longue durée. La partie du cerveau que vous utilisez consomme de l’énergie.

8. Prenez donc régulièrement des « powerbreaks ».

Surtout si vous ne parvenez pas à vous concentrer de façon optimale. Si vous prenez ne fût-ce qu’une courte pause, votre cerveau peut se déconnecter et, pour ainsi dire, se recharger. Allez par exemple chercher un verre d’eau, montez quelques marches ou, si nécessaire, allez marcher un peu et n’oubliez pas de prendre l’air ! En faisant des micropauses, vous êtes plus efficace et gagnez donc du temps.

9. Pendant des moments brefs (files d’attente, transports en commun, etc.), votre concentration est grande. 

Profitez-en ! Vous seriez surpris de tout ce que vous pouvez faire dans une file d’attente. Examinez de plus près une tâche compliquée et notez vos idées dans les mémos de votre smartphone ou tablette, ou faites votre liste de choses à faire de la journée. Par définition, vous êtes très concentré pour une tâche de courte durée étant donné que votre cerveau n’est pas encore épuisé.

10. Ayez un mode de vie sain. 

Votre cerveau a par exemple besoin d’un sommeil réparateur. Veillez à bénéficier de suffisamment de calme avant d’aller dormir, ne prenez pas de somnifères et ne buvez pas trop d’alcool. Bougez suffisamment pendant la journée. Ainsi, vos muscles fatigués vous pousseront à dormir la nuit durant. Veillez également à manger sainement. Un petit-déjeuner riche en sucres provoque une baisse du taux de sucre et de la concentration. Ne mangez pas trop à midi et consommez surtout des légumes. Avalez de temps en temps des fruits secs (noix, amandes et autres) et des fruits ou légumes crus, plutôt que des en-cas trouvés au distributeur de la cafet’.

Ah oui ! Et pour finir.

Dans quel cadre devrait se trouver cet article ? Réponse : dans le deuxième évidemment ! Il n’y a rien d’urgent à le lire, mais les conseils qu’il contient pourraient bien s’avérer très important pour vous. Grâce à ces quelques « tips », vous pouvez gagner énormément de temps et réduire considérablement votre stress. La gestion du temps, c’est également la gestion de soi-même. Si nécessaire, relisez plusieurs fois cet article et évaluez-vous. Bonne chance !

Vous êtes intéressé par une formation en gestion du temps ? spmt arista peut vous en proposer une et collabore à cet effet avec le BAO group.

Références
Prioriteiten. S.R. Covey, Uitgeverij Business Contact, Amsterdam/Anvers, mars 2011.
Brigitte J.C. Claessens, Wendelien van Eerde, Christel G. Rutte, Robert A. Roe, (2007)
«A review of the time management literature», Personnel Review, Vol. 36 Iss: 2, pp. 255 – 276